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ソリューション
働き方改革を支え経営戦略のツールへと進化する勤怠管理システム


政府が働き方改革を提唱してから約2年が過ぎ、2018年6月29日には『働き方改革関連法』が成立しました。これにより、長時間労働の是正、柔軟な働き方に対応した職場づくり、労働生産性の向上などに国をあげて取り組むこととなり、今後、企業にはより正確な勤怠管理が求められるようになります。そこで、勤務状況をリアルタイムに把握できる勤怠管理システム『ADVANCE勤怠』を提供する関彰商事株式会社の髙野友香氏に、働き方改革に向けた企業の動向や課題、勤怠管理システムの重要性、導入のポイントなどを伺いました。

<お話を伺った人>
関彰商事株式会社
ビジネスソリューション部
パートナービジネスグループ 主査
髙野 友香 氏

将来にわたる安定した人材確保のために

すでに数多くの企業が働き方改革に取り組んでおり、社内で推進体制を整えたり、新しい制度やルールを導入したりしています。例えば、時差出勤、テレワークの導入、IT化推進、フリーバカンス制度など、厚生労働省のホームページだけでも約400社にのぼる取組事例が紹介され、その数は増え続けています。

なかでも「長時間労働の是正」は大きな柱の一つに挙げられていますが、単に残業を減らすことがゴールではありません。最終的な目標は、誰もが働きやすい職場をつくることです。

いま、超少子高齢社会で労働力人口が減少し、育児や介護との両立など働き方のニーズも多様化しています。そうしたなか、働く意欲を高めるとともに、多様な働き方を選べる環境を整えることで、将来にわたる安定した人材確保が可能となるでしょう。誰もが能力を発揮できる職場をつくり、ワーク・ライフ・バランスを実現する。それにより企業を成長に導くのが、働き方改革の真の目標です。

働き方改革の第一歩は勤務状況の把握から

働き方改革の第一歩は、どのような人材が、どれだけの時間、どのような勤務形態で働いているのか、現状を正しく把握することです。しかし、雇用形態や勤務シフトが多様化するほど、勤怠管理は複雑化していきます。そのため、管理業務を効率化できる勤怠管理システムへのニーズが高まっています。

また、すでに勤怠管理システムを導入していても、「本当に現状を適正に把握できているだろうか」「働き方改革関連法に沿ったものとなっているだろうか」など、この機会に改めて見直しておきたいという声は少なくありません。さらに一歩踏み込んで、長時間労働の抑止や、働きやすい環境の整備に勤怠管理システムを役立てたいという要望も多く寄せられています。

勤怠管理IT化のメリット1「リアルタイムに見える化」

例えば残業について、現状を正確に把握しづらいケースもあります。

早く帰るよう促されて生じる“隠れ残業”。「みんなが働いているのに自分だけ帰りづらい」という“つきあい残業”。ノー残業デーを設けても、前後の日にしわ寄せがいき、実は総残業時間が減っていないケースなどです。

そうした見えにくい残業までしっかり管理できるのが、当社が開発した『ADVANCE勤怠』です。勤怠管理をIT化するメリットは、大きく2つ挙げられます。

1つは、正確な勤務状況をリアルタイムに把握できることです。

オーバーワークや有給休暇の未消化など、勤務実績を集計してからでないと分からなかったことも、リアルタイムに把握できるようになり、すぐに対処することが可能となります。また、残業を申請承認制にする機能により、不要な残業に歯止めをかける効果もあります。

勤怠管理IT化のメリット2「多彩なシステムとの連携」

もう1つのメリットは、社内で運用されているさまざまなシステムとの連携です。それにより、業務効率の向上や、より正確な勤務実態の把握を可能にします。

代表的なシステムは、給与システムです。多くの企業は、給与計算に手間と時間をかけています。しかし、勤怠管理で正確な勤務時間を把握できていれば、そのデータを給与システムと連携することで、給与計算業務を各段に効率化することができます。

さらに、入退室管理システム・PCログ管理システムと連携すれば、隠れ残業や持ち帰り残業がないかチェックすることができます。例えば、18時に退勤打刻されているのに、PCログオフが21時50分、退室が22時だった場合、それらを一元管理することで乖離時間が“見える化”され、実際に働いた時間を正確に把握することができます。

ほかにも、工場でお弁当を注文する機能をつけた事例もあります。従業員が出勤打刻をする際に、その日の献立を見てA弁当を注文。その記録をもとに総務担当が弁当を発注し、弁当代は給与から天引きするしくみです。

従業員の休息時間を確保する勤務間インターバル機能、従業員の仕事量を把握し原価管理システムとの連携も可能な工数管理機能など、新しい機能も続々と加わっています。

また、このようなシステムとADVANCE勤怠をLinux on Power Systemsで稼働することによって、安定稼働とシームレスなデータの連携が可能になり、お客様の業務をより効率化することができます。

あらゆる業種業態に対応する『ADVANCE勤怠』

『ADVANCE勤怠』は、開発から約15年が経ちます。当初は企業向け勤怠管理システムとして開発し、続いて病院に特化したシステムを開発しました。病院には、医師、看護師、コメディカルなど多くの専門職が混在し、職種により処遇が異なり、短時間勤務や夜勤シフトなど、とても複雑な勤怠管理が求められます。それに対応できる病院向けシステムを完成させた後、今度はそのノウハウを企業向けシステムにフィードバック。さらに、お客様から寄せられた要望や悩みを反映し、新機能を追加しながら、あらゆる業種業態でご活用いただけるシステムへと進化させてきました。

『ADVANCE勤怠』はもはや時間を管理するだけのものではなく、経営戦略のツールとして役立てられるシステムとなっています。

導入することで、従業員がいつでも自分の勤務状況を一目で把握できるようになるため、時間の使い方に対する意識が高まります。“つきあい残業”に象徴される文化が変わり、より効率的に働くことで、帰る時間も早くなっていくでしょう。

また、「仕事をしやすい環境を整え、社員を大切にしている会社」であることをアピールすることができ、採用活動にも大いに役立てられると考えられます。

さらに、AIを利用して、経営課題の分析や労働環境の向上に役立てていくことも視野に入れています。

今回このADVANCE勤怠がLinux on Power Systems上でもサポートを開始しました。お使いのPower Systemsの余剰パワーを活用して最新の勤怠管理を従来の基幹業務と同一筐体で稼働することができるようになります。

今後も『ADVANCE勤怠』は、働き方改革の推進に欠かせない主力ツールへと、さらなる進化を目指していきます。

導入から運用まで安心のサポート体制

勤怠管理システムにおいて重要なことのひとつに、導入から運用までのサポート体制が挙げられます。そしてそこが当社の最大の強みです。

優れた勤怠管理システムは、きちんと運用されることでその機能を発揮し、求める効果を得ることができます。例えば会計システムのように限られた数人だけが使うものと違い、全従業員が使うものであるため、誰にとっても分かりやすく、容易に習慣化でき、長年にわたって使い続けられるものであることが大切です。

当社は、まず導入時に専任のシステムエンジニアがお客様を訪問し、現状やご要望などの打ち合わせを重ね、どのような環境を構築するかを決めてセットアップします。そして操作方法の説明会、稼働後の状況確認などもしっかりと行います。

また導入後も、専任のシステムエンジニアが直接コールセンターの電話を受け、きめ細かくサポートします。社内の制度を変更した場合や、法律が改正された場合など、カスタマイズのご要望にもきちんとお応えし、お客様とともに『ADVANCE勤怠』をさらに使いやすいものにしていきます。

関彰商事(セキショウグループ)は、創業110周年の総合商社であり、培った信頼の上で『ADVANCE勤怠』の事業を展開しています。働き方改革に伴う法改正にスピーディーに対応し、常にコンプライアンスを遵守した運用ができるよう、末長いサポートをお約束します。

(2018年7月13日インタビュー)

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